Sjúkrahúsið á Akureyri

Innkaupastefna þessi er byggð á lögum um opinber innkaup nr. 120/2016, reglugerðum er varða opinber innkaup, stefnumörkun heilbrigðisyfirvalda í innkaupamálum og stefnum Sjúkrahússins á Akureyri. Stefnan tekur til innkaupa á rekstrarvörum og rekstrarþjónustu auk kaupa á tækjum og búnaði.

Markmið
Markmið innkaupastefnu Sjúkrahússins á Akureyri er að auka hagkvæmni innkaupa á vörum og þjónustu í samræmi við innkaupastefnu ríkisins. Lögð er áhersla á bestu kaupin með tilliti til verðs og gæða, umhverfisþátta, ábyrgð og gegnsæi, einföldun og skilvirkni, menntun og sérhæfingu starfsmanna og eflingu samkeppnismarkaðar.

Framkvæmdaáætlun
Við framkvæmd skal taka mið af innkaupastefnu ríkisins og áherslum heilbrigðisráðuneytisins, stefnu ríkisins um vistvæn innkaup og stefnum Sjúkrahússins á Akureyri.

Bestu kaupin
Þeim sem annast innkaup á vegum sjúkrahússins ber að vinna út frá því að besti mögulegi fjárhagslegi sparnaður náist í innkaupum. Bestu kaupin skal meta út frá gæðum og líftíma vöru, þarfagreiningar og þjónustu við sjúklinga. Einfalt og skilvirkt innkaupaferli lágmarkar tíma og kostnað.

Samræmd innkaup
Í krafti magnkaupa er hægt að ná fram sparnaði. Hafa skal samráð við aðrar heilbrigðisstofnanir og Ríkiskaup um innkaup eins og kostur er, í samræmi við tillögur í innkaupastefnu ríkisins um samræmd innkaup ríkisaðila.

Útvistun verkefna
Skoða skal reglulega hvort hægt sé að leysa verkefni með hagkvæmari hætti. Endurskoða ber samninga og árangur af sameiginlegum innkaupum, einnig skal meta reglulega hvort hægt sé að leysa verkefni á hagkvæmari hátt með aðkeyptri þjónustu.

Siðareglur um innkaup
Val á birgjum skal eiga sér stað samkvæmt hlutlægu mati og tryggja skal gagnsæi í innkaupum. Hugsanlegar persónulegar ástæður skulu ekki hafa áhrif á val á vöru, birgja eða þjónustu. Starfsmönnum ber að forðast hvers kyns persónulegan ávinning sem gæti haft áhrif á gerðir, málsmeðferð eða ákvarðanir. Starfsmaður skal ekki þiggja gjafir, styrki eða boðsferðir frá einstaklingum eða fyrirtækjum er tengjast starfi hans nema með leyfi viðkomandi framkvæmdastjóra.

Innkaup notuð sem fjárhagslegt stjórntæki
Innkaup skulu vera í samræmi við rekstraráætlun Sjúkrahússins á Akureyri. Starfsmenn sem sinna innkaupum skulu leitast við að hafa birgðastöðu vöru í nauðsynlegu lágmarki svo komast megi hjá að liggja með bundið fé í birgðum. Nauðsynlegt er að tryggja afhendingaröryggi með lágmarks birgðastöðu. Þeir sem annast stærri innkaup fyrir stofnunina skulu gæta þess að innkaupaferillinn sé gegnsær og opinn gagnvart markaði.

Innkaup á stærri tækjum og búnaði skal vera á grundvelli áætlunar sem lögð er fram árlega samhliða rekstaráætlun stofnunarinnar. Við undirbúning að kaupunum skal leggja mat á umfang árlegra innkaup rekstarvara samfara kaupum á tækjunum svo unnt sé að uppfæra áætlun um rekstrarkostnað.

Reglulega skal vinna greiningar á verð- og magnbreytingum verðmætustu rekstrarvaranna og markvisst unnið að ná árangri í að hagkvæmni innkaupa. Umræddar greiningar skal vinna sérstaklega fyrir eftirfarandi vöru- og þjónustuflokka:

• Almennar rekstrarvörur
• Rannsóknarstofuvörur
• Hjúkrunar og lækningavörur
• Lyf
• Skurðstofuvörur og ígræði
• Matvörur
• Hugbúnaður og tölvubúnaður þ.m.t. snjalltæki hvers konar

Upplýsingaöryggi
Tæki og búnaður til lækninga og hjúkrunar tengist í auknum mæli upplýsingatæknibúnaði Sjúkrahússins. Í þeim tilvikum að búnaður verður net- eða tölvutengdur, þá þarf að tilkynna fyrirhuguð kaup til Upplýsingatækniráðs sem m.a. vísar erindinu í áhættumat ef þörf krefur.

Vistvæn innkaup
Þegar um er að ræða fleiri en einn kost í innkaupum ber að velja vöru sem veldur sem minnstu mögulegu álagi á umhverfið og hafi sem minnst skaðleg áhrif á heilsu manna. Taka skal tillit til hráefnis, framleiðsluaðferða, notkunar, endurnotkunar, endurvinnslu og förgunar. Ef verð og gæði vöru og þjónustu eru sambærileg ber að velja þann kost sem er umhverfisvænni með tilliti til mengunar, orkunotkunar og líftíma vöru.

Vörugæði
Við val á vöru skal gæta þess að varan uppfylli þær gæðakröfur sem til hennar eru gerðar og að notkun hennar hafi eða geti haft sem minnst skaðleg áhrif á heilsu manna. Þetta er t.d. gert með því að velja eldtefjandi efni þar sem við á. Í þeim tilvikum þar sem upp koma sérstök álitamál skal leita umsagna hjá öryggisstjóra, sýkingarvarnahjúkrunarfræðingi eða öðrum þar til bærum eftir atvikum.

Ábyrgð og gegnsæi
Ákvarðanir um innkaup, fyrirkomulag þeirra og eftirfylgni eru á ábyrgð framkvæmdastjóra fjármála- og rekstrarsviðs.

Menntun og sérhæfing
Framkvæmdastjóri fjármála- og rekstrarsviðs skal tryggja að þeir starfsmenn sem sjá um innkaup, hafi skilgreinda heimild til innkaupa og hafi yfir að ráða nægjanlegri þekkingu og þjálfun, ásamt því að hafa skilning á innkaupastefnu, löggjöf og vinnureglum til að tryggja bestu kaupin. Þeir sem annast stærri innkaup á vegum sjúkrahússins fái kynningu á rammasamningum Ríkiskaupa.

Eftirlit og eftirfylgni
Mikilvægt er að vel sé staðið að eftirliti með opinberum innkaupum. Virða skal reglur og lög um opinber innkaup. Með eftirliti skal taka til þess hver pantar vöru og þjónustu, hvað er pantað, hvort það sem pantað er skili sér og hvort verð á vöru og þjónustu sé í samræmi við það sem samið var um.